Une solution unique et mondial au service des équipes RH

« La particularité d’UCB est d’avoir des équipes RH à travers 40 pays. […] et ces pays doivent collaborer et évoluer ensemble. Pour ce faire, nous avions besoin de technologies et d’outils pour accompagner ces changements. Nous recherchions également une solution pouvant être déployée au niveau mondial et capable de s’adapter au niveau local.  Neocase a été en mesure de répondre à ces enjeux et nous a aussi permis de créer des processus automatisés pour garantir un alignement avec les pratiques locales. C’est un des points forts du projet et de la valeur ajoutée de Neocase. » Sara STROO, Global Talent Processes & Technology Team Lead

Adapter la solution aux pratiques de chaque pays, c’est garantir l’adhésion des équipes RH, leur performance opérationnelle et un ROI du projet tant à l’échelle locale que mondiale, comme l’explique Sara STROO: 

« Si nous n’avions conçu qu’une solution globale, les pays en auraient peut-être profité à 60 %. Grâce à Neocase, nous avons pu créer un système 100 % utile pour toutes nos équipes RH dans le monde. ».

Gain d’efficacité pour les activités RH grâce à l’automatisation des processus de gestion

Grâce au module BPA de Neocase, de nombreuses tâches administratives peuvent être automatisées en totale autonomie. Simple et efficace : les équipes d’UCB peuvent elles-mêmes mettre en œuvre l’automatisation d’actions rébarbatives et sans valeur ajoutée. Bilan : un gain de temps important au quotidien pour se concentrer sur des missions à plus grande valeur ajoutée. Le nombre de processus automatisés créés par UCB a tout simplement triplé en un an.

« Ce qui est extraordinaire, c’est qu’en à peine trois mois, nous avons pu déployer 15 de ces processus à l’échelle mondiale. C’est une belle réussite pour nous car la mise en œuvre du module BPA m’a simplifié la vie et nous a fait gagner en efficacité».

Un exemple concret : les contrats des employés avec le module BPA

L’élaboration des contrats des employés est l’une des tâches les plus répétitives qui soient dans les ressources humaines. 80 % du contenu est commun à tous les pays où vous opérez, les 20 % restants constituent des spécificités locales. UCB a automatisé 80 % du travail à réaliser sur les contrats, ne laissant que 20 % de contenu à modifier pour chaque pays. C’est ce qu’on appelle un processus en libre-service automatisé. Vous pouvez l’utiliser pour d’autres documents, comme des lettres d’embauche, de visa, etc. Les données de vos collaborateurs seront automatiquement ajoutées, et les employés et/ou représentants RH – entre autres – pourront générer et télécharger le document en un seul clic !

Une Expérience Employé optimisée grâce au portail sef-service

Le Portail Self-Service de Neocase regroupe tous les modules Néocase installés au sein d’UCB, notamment la base de connaissance. Ce portail permet aux employés de poser toutes leurs questions RH et d’obtenir une réponse immédiate sous la forme d’articles personnalisés. Toutes les réponses sont accessibles partout et à tout moment. Aujourd’hui, au sein de UCB, 70 % des questions posées par les employés sont résolues sans intervention des équipes RH, qui peuvent désormais se concentrer sur des requêtes plus complexes (gestion des talents, mobilité, recrutement, formation, etc.).

Bilan : les équipes RH sont beaucoup moins sollicitées, plus productives et les employés plus satisfaits.

« Nos collaborateurs apprécient vraiment d’obtenir rapidement une réponse à leur demande lorsqu’ils se connectent à la base de connaissance. Cette fonctionnalité a suscité beaucoup d’enthousiasme chez UCB. Beaucoup de nos collaborateurs ont regretté de ne pas avoir su plus tôt que cet outil existait, dans la mesure où la majorité d’entre eux apprécient de trouver par eux-mêmes la réponse à leur question. Le portail conçu par Neocase est très intuitif, les collaborateurs apprécient de l’utiliser pour effectuer leurs demandes. »

En un an, UCB a réussi à réduire de 30 % le nombre d’e-mails reçus par les équipes RH et à augmenter l’utilisation de leur portail avec 41 % des dossiers créés par ce biais, soit le double de ce qui se faisait par le passé.

 « L’utilisation de Neocase est aujourd’hui sur le point de rivaliser avec celle de SuccessFactors. »

Une équipe projet unique UCB & Neocase

Chez Neocase, nous travaillons toujours main dans la main avec nos clients. Notre objectif est de vous aider à atteindre VOS objectifs pour améliorer votre productivité. Pour mener le projet UCB, nous avons fait partie intégrante des équipes internes d’UCB dès le démarrage de façon à tout mettre en œuvre pour fournir nos solutions avec efficacité et saisir les tenants et les aboutissants de leur projet.

 « Nous avons veillé à travailler comme une seule équipe. Tout au long du projet, nous avons façonné cette relation et œuvré en parfaite cohésion, sans opérer de distinction entre client et fournisseur, UCB et Neocase. Les consultants se sont parfaitement intégrés à nos équipes. Grâce à cette proximité, ils ont pu saisir l’identité d’UCB, ce qui a permis à Neocase de mieux répondre à nos besoins. Il leur a suffi d’être présents à nos côtés pour cerner nos attentes. Ils se sont parfois dépassés et ont donné le meilleur d’eux-mêmes pour concrétiser notre projet. C’est un engagement comme je n’en avais jamais connu dans le passé. »